Ein System, das Inhalte erstellt und Prozesse ausführt — während der Mensch nur noch beauftragt und freigibt.
Nominiert Deutscher Immobilienpreis 2026 · Hausverwaltung des Jahres
Die 30-Sekunden-Verwaltung — 10 Sekunden lesen, 10 Sekunden einsprechen, 10 Sekunden kontrollieren.
Andere Verwaltungen jonglieren Miete, Sondereigentum, Maklerei und WEG nebenher. Wir nicht. Wir verwalten ausschließlich Wohnungseigentümer Gemeinschaften. Jeden Vorgang. Jede Versammlung. Jede Abrechnung. Nur das.
Das ist keine Lücke. Das ist eine Entscheidung. Spezialisierung schlägt Generalismus — in der Tiefe der Fälle, in der Geschwindigkeit, in der Qualität.
Ein Klick. Anonym. Wir nutzen Ihre Antwort, um zu zeigen, was Eigentümer wirklich brauchen — und unsere Arbeit weiter darauf auszurichten.
In klassischen Verwaltungen tragen Beiräte die Last: Belege sortieren, Handwerker hinterhertelefonieren, Versammlungen vorbereiten. Bei uns ist das umgedreht — Beiräte entscheiden, wir liefern.
Anonymisiert, aus laufenden Mandaten in der Region. Konkrete Zahlen, konkrete Hebel.
WEG mit 28 Einheiten, beschlossen 2024. Alte Verwaltung: zwei Angebote, kein Vertrag.
WEG mit 19 Einheiten, ein Eigentümer rückständig seit Sommer 2023.
Zahlungsfähigkeit der WEG gefährdet.
WEG mit 42 Einheiten, Wirtschaftsplan 2024 ohne Energiepreis-Anpassung.
WEG mit 36 Einheiten, eskalierte Versammlung wegen unklarer Unterlagen.
Gleicher Verwaltungsvertrag. Andere Maschine dahinter.
| Aufgabe | Klassische Verwaltung | ImmoAdmin Daul |
|---|---|---|
| Eigentümer-Anfrage | 3–10 Werktage, oft Rückrufbitten | Antwort in < 24 h, rechtlich geprüft |
| Belegeinsicht | Termin in der Geschäftsstelle | Digital, jederzeit, gefiltert |
| Wirtschaftsplanerstellung | 2–4 Wochen, kaum Plausibilitätsprüfung | Plan + KI-Plausibilität gegen Vorjahre & Marktpreise |
| Mahnwesen / Verzugskosten | Standardmahnung, oft verspätet | Automatisierte Mahnstrecke, BGB-konform, dokumentiert |
| Versammlungsvorbereitung | Einladung + Tagesordnung | Bewertung- und Empfehlungsschreiben der Verwaltung. Beschlussvorlagen |
| Protokoll | 7–21 Tage nach Versammlung | Live-Protokoll, am selben Abend |
| Beschlussumsetzung | Manuell, ohne Vorgangstracking | Vorgang mit Nummer und Frist, Wiedervorlagetermin und Anhängen |
| Reporting an Beirat | Quartal-PDF, sofern überhaupt | Ad-hoc bei Auffälligkeiten, regelmäßig zum Gesamtzustand |
| Ausschreibung Handwerker | 1–2 bekannte Anbieter | KI-Ausschreibung an bis zu 20 Unternehmen. Anschließend Vergleichsmatrix, Empfehlungen |
Hosting in Frankfurt am Main · Microsoft EU Data Boundary · keine Datenübertragung in die USA.
Alle Daten Ihrer Eigentümergemeinschaft liegen in deutschen Rechenzentren — verarbeitet ausschließlich innerhalb der EU. BDSG, DSGVO und Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft Deutschland.
Die KI wertet das Postfach aus: wie viele Mails, welche Längen, wie viele Anhänge, wie viele Empfänger, an welchen Tagen, sortenrein nach WEG zugeordnet.
Wenn ein Termin in Outlook, in Casavi, in einer Apple-Notiz oder in irgendeiner Form gesetzt war und verstreicht — erstellt die KI automatisch einen E-Mail-Entwurf zum Nachhaken. Damit nichts in Vergessenheit gerät.
Per Telegram erhalten wir um 07:20 Uhr die Zusammenfassung aller ungelesenen E-Mails. Mit einem Klick weisen wir die KI an, einen Entwurf vorzubereiten oder einen Casavi-Kommentar zu hinterlegen. Auch Telefonzusammenfassungen ohne Vorgangszuordnung landen in der Triage.
Eine Frage — und die KI listet alle offenen Vorgänge auf, in denen Sie am Zug sind. Auf Wunsch erstellt sie zu jedem davon einen E-Mail-Entwurf. Regelmäßige Prüfung lässt sich planen — die KI meldet sich, wenn etwas hängt.
Mache mir zu allen Vorgängen, die offen sind und in denen ich am Zug bin, einen E-Mail-Entwurf.
Hunderte kleine Aufgaben, die bisher den Tag zerlegt haben — die KI erledigt sie auf Zuruf:
Alle Verträge, Beschlüsse, Beschwerden, Versammlungsprotokolle, Rechnungen — durchsuchbar in natürlicher Sprache. Beispiele aus dem Alltag:
Mit einer simplen Wortbeschreibung lassen sich Automatisierungen anlegen, auch solche, die regelmäßig ablaufen — z. B. die Aktualisierung von Kontaktpräferenzen, bidirektionale Schnittstellen zwischen ERP und Mailprogramm, das Spiegeln aller Kontakte vom ERP ins Outlook.
Aktualisiere jeden Sonntag die Kontaktpräferenz aller Eigentümer aus dem Casavi-Portal ins ERP-System.
Etablierte ERPs bekommen das nicht mit und versenden weiterhin Unterlagen teuer per E-Post — obwohl der digitale Kanal kostenfrei verfügbar ist. Wir starten die bidirektionale Synchronisation per Sprachbefehl. Die Datenbanken sind gepflegt, die Versandkosten fallen weg.
Wir haben uns ein eigenes Begehungsprotokoll programmieren lassen. Eigentümerdaten kommen aus dem ERP, aufgenommene Mängel werden automatisch ins CRM (Casavi) übertragen — ohne doppelte Erfassung.
Solche stillen Fehler ziehen Jahre durch Abrechnungen, ohne dass jemand stolpert. Unsere KI prüft Konsistenz über alle Datenquellen und meldet sich, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Auch nervige Pflichten wie das Dokumentieren von Vorgängen in Casavi werden bei uns automatisiert. Wir sagen klar: Casavi steckt strukturell noch in den Kinderschuhen — z. B. landen Antworten auf Mails aus einem Vorgang nicht im Vorgang, sondern müssen händisch verschoben werden. Diesen Frust gibt es bei uns nicht: wir haben automatisiert, was die etablierten Anbieter versäumt haben.
Sämtliche Unterlagen werden im konsistenten Design erstellt. Selbst E-Mails tragen diese Designsprache. Eigentümer erkennen uns am ersten Blick.
Unterschiedlichste Schreiben können erstellt werden — sachlich, juristisch belastbar, im Tonfall des Hauses:
… die Verzugskosten von 287,40 € werden gemäß Mahnstufe 2 …
… bis zur Beschlussfassung in der ETV im Mai 2026 …
… 7 Anbieter · Festpreis 18 % unter Erstangebot …
Wir haben in der Praxis festgestellt: Wenn das Postfach komplett leer ist und gleichzeitig viele Eigentümerinnen und Eigentümer Lob und Dank schicken, macht das etwas mit einem.
Endlich eine Verwaltung, die antwortet.
Sie haben uns echt geholfen.
Danke für die saubere Arbeit.
Wir nennen Preise im Erstgespräch — und auf der Webseite. Keine „auf Anfrage“-Spielchen.
Für Eigentümergemeinschaften ab 12 Einheiten.
Audit, Implementierung und Schulung Ihrer Verwaltung — in 90 Tagen arbeiten Sie wie wir.
Was andere Verwaltungen Stunden kostet — Mails öffnen, Belege ablegen, Termine setzen, Akten suchen, Rechnungen prüfen — passiert bei uns auf Zuruf. Ein Satz. Die KI greift in Outlook, Casavi, Impower, SharePoint, Banking4, Telegram, Apple Notizen und 18 weitere Programme — gleichzeitig.
So sieht ein typischer Vorgang bei uns aus. Sie sind Beirat oder Eigentümer und schreiben eine E-Mail — ab hier übernimmt die KI fast alles. Scrollen Sie weiter.
Ein Eigentümer schreibt: „Mein Briefkasten wurde aufgebrochen, ich brauche einen Schlüsseldienst." Die Mail landet in Outlook. Die KI liest mit — sortenrein.
Die KI prüft in Casavi: Existiert bereits ein Vorgang zu Briefkasten / Wiener Straße / Becker? Falls ja: Mail wird dem Vorgang angehängt. Falls nein: Neuer Vorgang wird automatisch eröffnet.
Ariel öffnet den Vorgang, liest die Mail und sagt einfach: „Antwort an Herrn Becker — wir beauftragen Schlüsseldienst Köhler, kommen heute Nachmittag, Kosten ca. 180 €. Termin abstimmen, Beirat informieren."
Bevor der Entwurf geschrieben wird, durchforstet die KI parallel alle Quellen — Postfach, Vorgangstool, Datenbank, Anrufprotokolle, Apple Notizen, SharePoint-Akten, Telegram. Was zum Vorgang gehört, wird mitgedacht.
Ich sage einfach „CC an den Beirat der Wiener Straße". Die KI weiß, wer das ist, und holt die korrekten E-Mail-Adressen direkt aus Casavi und Impower. Kein Adressbuch öffnen. Kein Suchen. Kein Vertippen.
Die KI verfasst die Antwort im richtigen Ton, mit Bezug auf die früheren Mails, hängt automatisch den passenden Versicherungsschein und das Schlüsselplan-PDF aus SharePoint an — und prüft, ob noch weitere Anlagen sinnvoll wären.
Ich überfliege den Entwurf. Wenn etwas nicht passt, sage ich es einfach: „Streich den letzten Satz, ergänze: kostenlose Ersatzschlüssel." Die KI passt an. In 95 % der Fälle ist nichts mehr zu ändern — ein Klick auf Senden.
Sobald die Mail rausgeht, hängt die KI sie automatisch an den Vorgang #2143 in Casavi. Beirat ist informiert, Versicherung im Anhang, Folge-Wiedervorlage zum Schlüsseltermin gesetzt. Alles dokumentiert. Ohne dass jemand tippt.
Microsoft 365OutlookTeamsSharePoint
OneDrive
Kalender
DriveChrome
Mail
Kontakte
NachrichtenNotizenErinnerungen
Fotos
Vorschau
Finder
iCloud Drive
SafariImpower · Verwaltungs-SoftwareCasavi · Eigentümer-PortalBanking4 BusinessSipgateTelegram
E-Mail-VerkehrAkten & OrdnerÜber das geprüfte Casavi-Portal — kombiniert mit unseren KI-Erweiterungen. Anfragen, Belegeinsicht, Beschlüsse, Versammlungsunterlagen, Hausmeister-Stunden und Kontakt zur Verwaltung. Alles an einem Ort, in einer App, in Ihrer Sprache.
Schaden melden, Frage stellen, Dokumente anfordern — mit Foto-Upload, Status-Tracking und Antwort meist in unter 24 h.
Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Versammlungsprotokolle, Verträge, Versicherungsscheine — versioniert, durchsuchbar.
Beschlussfassungen einsehen, an Umlaufbeschlüssen rechtssicher teilnehmen, Tagesordnungspunkte vorab kommentieren.
Jeder Einsatz wird minutengenau eingeblendet — Tätigkeit, Dauer, Kosten. Voll transparent für Beirat und Eigentümer.
Einladung, Tagesordnung, Anträge, Vollmachten, Stream-Link, Protokoll am selben Tag — alles in einem Reiter.
Eigene Community-Funktion: Schwarzes Brett, Haus-Chat, Mitteilungen aus der Nachbarschaft. Eigentümer und Mieter tauschen sich aus, melden Beobachtungen, finden Nachbarschaftshilfe — alles im selben Portal.
Chat-Funktion zur Verwaltung, push-fähig auf iOS und Android. Antwort-Verläufe bleiben gebündelt am Vorgang.
Eigener Saldo, anstehende Sonderumlagen, Mahnhinweise — vor Eskalation sichtbar, ohne Anruf in der Geschäftsstelle.
Casavi ist nach BSI-Standards zertifiziert, gehostet in Deutschland. 2-Faktor-Login, verschlüsselte Übertragung, EU-Datenraum.
Für unsere WEG-Mandate bieten wir auf Wunsch einen kompletten Hausmeister-Service an — mit eigenen, fest angestellten Mitarbeitern. Direkt über uns abgerechnet, ohne dass Sie zusätzliche Verträge jonglieren müssen.
Reinigung, Grünpflege, Kleinreparaturen, Müllplatz, Verkehrssicherung, Begehung — abgerechnet auf die Minute genau.
Pauschale je tatsächlich geräumtem Tag zusätzlich zum Stundensatz für Material, Streumittel, Bereitschaft. Werktags, sonntags, feiertags.
An jeder Liegenschaft hängt unser eigens entwickeltes digitales Schwarzes Brett. Die Mitarbeitenden checken sich beim Eintreffen ein, beim Verlassen wieder aus — per NFC-Karte oder QR-Code. Der Eintrag ist fälschungssicher, zeitgestempelt, georeferenziert.
Regelmäßige Reinigung von Treppenhäusern, Eingangsbereichen, Fahrstühlen, Kellergängen und Waschküchen — nach festem Plan, dokumentiert.
Rasen mähen, Hecken schneiden, Beete pflegen, Laub entfernen, Wege kehren — saisonal abgestimmt, in fester Frequenz.
Räumen und Streuen nach Satzung der Gemeinde — werktags, sonntags, feiertags. Mit Dokumentation der Einsätze für den Haftungsfall.
Glühbirnen, Türschließer, Briefkästen, tropfende Hähne, klemmende Schlösser — schnell erledigt, ohne dass eine Sondersitzung dafür nötig ist.
Tonnen rein und raus, Müllplatz sauber halten, Sperrmüll koordinieren, Falschentsorgung dokumentieren — bevor das Ordnungsamt kommt.
Regelmäßige Begehung der Liegenschaft. Lose Steine, defekte Beleuchtung, Schäden am Dach oder an der Fassade — wir sehen es, bevor es teuer wird.
Manche checken jede E-Mail in Sekunden. Manche möchten den Brief in der Hand halten. Bei uns wählt jeder Eigentümer selbst — und bekommt jede Information genau auf dem Weg, der für ihn passt.
Eigentümer, die im Casavi-Portal angemeldet sind, erhalten alle Nachrichten, Einladungen, Beschlüsse und Belege direkt digital — push auf das Smartphone, durchsuchbar, archiviert.
Ältere oder Eigentümer, die ausdrücklich auf Papier bestehen, erhalten jede Information per Post — gedruckt, kuvertiert, frankiert. Inhaltlich identisch zur digitalen Version, ohne Aufpreis.
Sie sagen einfach Bescheid — telefonisch, per E-Mail oder über das Portal. Innerhalb eines Werktags ist Ihr bevorzugter Kanal hinterlegt. Sie können jederzeit zurückwechseln. Auch ein Mischmodus ist möglich: z. B. Belege digital, Einladungen zur ETV postalisch.
Wir richten auf Wunsch einen Familienzugang ein — Sohn, Tochter oder Bevollmächtigte erhalten parallel die digitalen Nachrichten und können in Vertretung antworten. Der Eigentümer selbst bekommt zusätzlich die Papierfassung. So fällt nichts unter den Tisch, auch wenn der Eigentümer selbst keinen Computer benutzt.
Ja — sowohl auf digitalem als auch auf postalischem Weg. Im Portal wird der Empfang protokolliert (Lesebestätigung, Zeitstempel). Postalisch versenden wir gemäß Vereinbarung als Brief, auf Wunsch als Einschreiben oder Einwurf-Einschreiben mit Beleg. Beide Wege erfüllen die Anforderungen des § 24 WEG an die ordnungsgemäße Einberufung.
Die Standard-Korrespondenz auf Papier ist im Festpreis enthalten — Einladungen, Protokolle, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung. Lediglich Sonderzustellungen (Einschreiben, Bote, Auslandsversand) werden zum Selbstkostenpreis weitergegeben und sind im Belegordner ausgewiesen.
Eilfälle laufen kanalunabhängig parallel: Push im Portal, SMS auf das Handy (sofern hinterlegt), Anruf bei kritischen Lagen, am nächsten Werktag das schriftliche Dokument auf dem gewählten Kanal. Niemand verpasst eine wichtige Information, weil er „nur Post" oder „nur digital" gewählt hat.
Wer kann, kommt persönlich. Wer beruflich, gesundheitlich oder räumlich verhindert ist, schaltet sich live per Microsoft Teams zu — mit gleicher Stimme, gleicher Sicht, gleichem Recht. Bei uns ist das im Festpreis enthalten. Standard, nicht Extraleistung.
Geboren in Polen, ausgebildet in Deutschland, zertifiziert nach § 26a WEG. Tech-affin, juristisch belastbar, im Ton bestimmt — kein Phrasendruscher. Wer eine Verwaltung sucht, die Klartext spricht und liefert, ist hier richtig.
Zwei in der Objektbetreuung, zwei in der Buchhaltung. Wir vertreten uns gegenseitig — und jeder Vorgang ist für alle einsehbar und fortführbar. Niemand ist Engpass, niemand hält Wissen zurück.
Inhaber
Objektbetreuung
Buchhaltung
Buchhaltung
Wir sind regional verankert — und nah genug, um zur Versammlung zu kommen, nicht nur zu mailen.
Wir betreuen Wohnungseigentümergemeinschaften zwischen Backnang, Waiblingen, Winnenden, Murrhardt, Sulzbach, Allmersbach, Aspach und Burgstetten. Persönliche Termine sind Regel, nicht Ausnahme.
Der Immobilienverband Deutschland (IVD) ist der größte Berufsverband der Immobilienwirtschaft. Unsere Mitgliedschaft ist mehr als ein Logo — sie sichert Ihnen geprüfte Standards, Zugang zu aktuellem Fachwissen und politische Vertretung.
IVD-Mitglieder unterliegen festen Berufsstandards und Weiterbildungspflichten. Eigentümer finden so leichter seriöse Verwalter, Makler und Sachverständige.
Zugriff auf Mietvertragsmuster, Kaufvertragsleitfäden und tagesaktuelle Hinweise zu Änderungen im Miet- und WEG-Recht.
Regionale Marktanalysen für fundierte Entscheidungen: Mietpreiseinschätzungen, Verkaufspreise, Investitions- und Renditebewertungen.
Direkte Kontakte zu Hausverwaltungen, Energie- und Finanzierungsberatern, Gutachtern und Handwerkern — geprüfte Qualität.
Regelmäßige Schulungen zu Mietrecht, Nebenkosten, Sanierungspflichten, Fördermitteln und Digitalisierung — relevant auch für WEG-Beiräte.
Der Verband vertritt Eigentümer- und Immobilieninteressen gegenüber Politik und Behörden — bei Mietrechtsänderungen, GEG, Förderprogrammen und Steuerthemen.
Anonym. Wir lernen mit — Sie sehen sofort, was anderen genauso geht.
Unser kompletter WEG-Verwaltervertrag. Zum direkten Download oder als ausgefüllte, unterschriftsreife Variante.
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Sie sagen, was schief läuft oder schief laufen wird. Wir sagen, was wir tun würden — auch wenn es nicht zu einer Beauftragung führt.
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